Jak dokumentujecie obsługę, żeby mieć spokój przy reklamacji

Mam pytanie o papiery, nie o technikę.

Wrócił do mnie klient po trzech miesiącach z pretensją, że klima gorzej chłodzi niż po serwisie. Nie miałem żadnych zapisów poza fakturą i była to nieprzyjemna rozmowa oparta na tym, komu się co wydaje.

Co zapisujecie na zleceniu, żeby takich sytuacji uniknąć?

U mnie na zleceniu zawsze: temperatura otoczenia, wilgotność jeśli mam, temperatura na kratce przed i po, LP i HP, masa odzyskana i masa wprowadzona.

To ostatnie jest najważniejsze. Jak zapiszesz, że odzyskałeś 180 przy normie 550, to za pół roku masz czarno na białym, że auto miało ubytek zanim je dotknąłeś.

Dokładnie. Trzy liczby na wejściu i trzy na wyjściu, minuta roboty, a rozmowa z klientem zamienia się z dyskusji o odczuciach w rozmowę o pomiarach.

Do tego zdjęcie telefonem, jak coś jest wyraźnie uszkodzone. Nic nie działa na klienta tak jak zdjęcie zapchanego pakietu chłodnic.

Z mojej strony, czyli papierkowej: warto mieć na zleceniu podpis klienta pod wybranym zakresem, zwłaszcza jak odmówił czegoś, co zalecaliście.

U nas kilka razy uratowało to sytuację, bo klient twierdził, że nikt mu nie mówił o wycieku, a miał to podpisane.